Aunque la mayoría de las empresas son conscientes de las posibles devoluciones de cargos de los minoristas, muchas no disponen de procesos eficaces para evitarlas. Por lo general, esto se debe a que las devoluciones se consideran un coste necesario de la actividad empresarial. Con el tiempo, los errores en el papeleo, los cargos por entregas fallidas y el embalaje incorrecto pueden llegar a aceptarse como algo normal, lo que repercute en la rentabilidad. 

No sólo las grandes empresas sufren los efectos de las devoluciones de cargo. Los pequeños y medianos proveedores, que no disponen de la tecnología, el poder adquisitivo, el ancho de banda o la capacidad de información de las grandes empresas, sufren el impacto de otras maneras, como en el peor de los casos, cuando el producto no llega a las estanterías de las tiendas. 

¿Cuáles son las devoluciones más comunes?

Las devoluciones de cargo pueden producirse por muchas razones diferentes, pero hay dos causas principales: 

Entrega no programada:  

A menudo, los proveedores y fabricantes no cumplen el plazo de entrega previsto o contratado y se ven obligados a pagar una tasa. El importe de una entrega incumplida puede costar hasta el 3% del importe de la factura, o una tasa de 300 dólares diarios por demora. En el caso de productos con márgenes bajos, este tipo de costes adicionales puede llegar a ser problemático.  

Conformidad:  

Los contracargos también pueden aplicarse cuando un proveedor no cumple las especificaciones de envío del minorista. Por ejemplo, si el embalaje o la configuración del palé no se ajustan a las especificaciones, el envío podría ser rechazado. Estos requisitos varían según el minorista, por lo que es importante conocerlos y comprenderlos antes de cada entrega, sobre todo si se trata de un nuevo minorista con el que trabaja el proveedor.  

¿Se pueden eliminar las devoluciones de cargo?

Los retrasos y los problemas con los envíos son inevitables, lo que significa que nunca se podrá evitar una cierta cantidad de devoluciones de cargo. Sin embargo, con un enfoque más centrado, algunas devoluciones de cargo pueden reducirse en frecuencia o magnitud. Los proveedores más grandes pueden negociar el importe de las tasas u otros requisitos con sus clientes minoristas, pero los más pequeños pueden no tener tanta influencia. En ese caso, trabajar con un equipo especializado garantiza que los envíos se gestionen a lo largo de todas las etapas del ciclo de vida del envío para mejorar la puntualidad de la entrega y mitigar las devoluciones de cargos. 

La mejor forma de reducir las devoluciones para empresas de todos los tamaños es cumplir la normativa de los minoristas. Garantizar que los empleados que preparan los envíos salientes están bien formados antes de cargar los camiones y que las especificaciones correctas de embalaje están claramente documentadas son los primeros pasos importantes. Cuando se producen devoluciones de cargos, dedicar tiempo a identificar dónde se ha producido el fallo y solucionar el problema con prontitud debería convertirse en un procedimiento operativo estándar (SOP). Los proveedores también pueden mitigar los cargos proporcionando información sobre la prueba de entrega u otra documentación. 

Las devoluciones de cargos también pueden reducirse si se cumplen las citas de entrega programadas y se respetan los requisitos de Notificación Anticipada de Envío (ASN) del destinatario. Un fabricante o proveedor que disponga de un proceso para notificar proactivamente al minorista los retrasos en las entregas puede evitar algunos cargos reprogramando la cita. Otra forma de reducir el número de devoluciones es hacer un seguimiento del rendimiento de sus transportistas y utilizar esa información a la hora de licitar futuras cargas. Aprovechar las relaciones con los minoristas también puede ayudar. A menudo, los conductores o expedidores que conocen al personal del muelle pueden ayudar a conseguir la exención de tasas o proporcionar consideración personal si surge un problema. Echo y otros 3PL pueden proporcionarle tecnología de seguimiento sin coste adicional. 

El impacto de las devoluciones de cargo en la cuenta de resultados de su empresa es la razón por la que deben tomarse en serio. No deben verse como un coste de hacer negocios. La mayoría pueden evitarse o reducirse con una buena formación interna, procesos documentados y trabajando con un 3PL, como Echo, que tiene las relaciones y la experiencia que usted necesita. 

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