Coordinador de oficina

Responsabilidades:

• Crear y aplicar procesos y procedimientos de trabajo para las operaciones de oficina/edificio.

• Esfuerzo de reciclaje, Inventario de activos, Flujo de trabajoComunicaciones, organigramas, mejoras de las zonas comunes, etc.

• Evaluar y aplicar programas de proveedores

• Seguimiento de los gastos por proveedor y ubicación y creación de informes exhaustivos para evaluar las necesidades de mejora.

• Contratación de proveedores según sea necesario para proyectos continuos o puntuales en relación con cualquier servicio o instalación de oficina.

• Mantener el espacio de oficinas en orden de funcionamiento, emitir órdenes de trabajo de reparación al proveedor adecuado y la comunicación adecuada del progreso de los que necesitan reparación, y el seguimiento del coste de la reparación de los activos, así como todas las fechas importantes.

• Gestionar el inventario, así como abastecer los armarios, la sala de descanso, el armario informático, etc. Almacenamiento de suministros, papel de copia y garantizar que la oficina tenga un aspecto profesional.

• Asistir en la gestión de mudanzas: Revisar las solicitudes de traslado y tramitarlas

• Apoyo administrativo: planificación de viajes, elaboración de propuestas de venta, catering, informes ad hoc, etc.

• Apoyar a los departamentos de las sucursales cuando sea necesario

• Proyectos a medida que se producen

Requisitos:

• 1 año de de experiencia laboral, preferiblemente en un puesto de gestión de oficina o de asistente administrativo

• Resuelve problemas de forma creativa y rápida

• Capacidad para colaborar con personal interno, contratistas externos y proveedores.

• Capacidad para tratar y responder a consultas delicadas y complejas.

• Capacidad para gestionar un presupuesto anual de funcionamiento de las instalaciones

Resumen del entorno de trabajo/exigencias físicas:

Este puesto se desempeña en un entorno de oficina y utiliza un ordenador, un teléfono y otros equipos de oficina necesarios para realizar sus tareas. El nivel de ruido en el entorno de trabajo es el típico de una oficina de planta abierta. El empleado puede encontrarse con interrupciones frecuentes a lo largo de la jornada laboral. El empleado debe permanecer sentado, hablar o escuchar.

Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, condición de persona cualificada con discapacidad, o veterano de la era de Vietnam u otro veterano protegido.