Crear una solicitud de propuesta (RFP) que esté lista para su distribución puede ser un proceso complicado para los cargadores. La temporada de ofertas se produce generalmente durante el cuarto trimestre y termina a principios del primer trimestre. Cuando redacte su RFP de camiones, es importante recordar que los datos que proporcione sobre su empresa son tan importantes como los datos que solicite a los transportistas. 

Para prepararse para un resultado satisfactorio, los transportistas deben ser transparentes sobre los requisitos de envío y definir claramente las expectativas de la relación comercial desde el principio. A continuación encontrará consejos para sacar el máximo partido a su solicitud de oferta de carga en camión. 

Defina sus métricas

El primer paso, y el más importante, en cualquier proceso de solicitud de propuestas es establecer los objetivos que desea alcanzar como expedidor cuando celebre un acuerdo propuesto. Proporcionar los detalles necesarios de lo que usted identifica como un éxito cuantificable es fundamental. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) ayudan a las empresas a medir sus progresos. Algunos ejemplos de KPI son 

  1. Coste: Establecer objetivos basados en métricas de coste en su RFP de carga de camión establece rápidamente las expectativas en una relación potencial entre un cargador y un transportista. Los objetivos centrados en las métricas de costes deben hacer referencia a factores clave como el gasto por carril, la tarifa por milla y el coste por libra. El combustible también es un coste que debe incluirse en la RFP como partida independiente. Como cliente, puede proporcionar su tabla de recargo por combustible (FSC) en una pestaña diferente para ayudar a los transportistas a entender mejor sus necesidades. Esto garantiza que todas las respuestas a la RFP se evalúen por igual en relación con el coste total.   
  2. Rendimiento: Puede que las métricas basadas en el rendimiento no afecten tanto a su cartera como otros factores, pero el rendimiento contribuye al éxito general de su cadena de suministro. Objetivos como el porcentaje de recogidas y entregas puntuales, la aceptación de ofertas y el cumplimiento de las mismas le permiten identificar los KPI de rendimiento que se espera que cumpla un transportista. Solicitar un análisis completo de los KPI de un transportista le ayudará a identificar a aquellos que están mejor equipados para garantizar su éxito. 

Tanto si da prioridad a una de estas categorías de métricas como a las dos, presentar una descripción completa de cómo planea realizar el seguimiento y calcular los KPI beneficiará en última instancia a ambas partes. 

Recoger y proporcionar datos

Cuando prepare su solicitud de oferta para camiones, tenga en cuenta que cuanta más información proporcione desde el principio, mejor. Los datos que proporcione en su RFP le ayudarán a investigar a los transportistas y a seleccionar al mejor socio. Es útil proporcionar una pestaña separada con toda la información de contacto, incluyendo, direcciones del sitio, nombres de contacto, correos electrónicos, números de teléfono, horas de operaciones y contactos del segundo turno para que los transportistas conozcan los requisitos, horas y direcciones específicas mientras califican. El mayor detalle proporcionado durante un proceso de RFP minimiza cualquier cobertura en la declaración de tarifas y mejora la precisión de la respuesta.  

Cuando empiece a recopilar la información, intente tener en cuenta estos puntos: 

  1. Vías de transporte: Los transportistas que facilitan información general de estado a estado se exponen a la posibilidad de fijar precios para el peor de los casos. Un envío de Nueva York a Springfield, IL, tiene un precio diferente al de un envío de Nueva York a Chicago. Cuando sea posible, incluya toda la información necesaria: origen y destino del envío, ciudad, estado y códigos postales. Si la información de envío de estado a estado es todo lo que puede proporcionar, añadir notas dentro de la RFP sobre sus regiones de envío más pesadas conducirá a una fijación de precios más precisa.
     
  2. El volumen: A los transportistas les interesa su cuenta de resultados, por lo que, naturalmente, el volumen de carga desempeña un papel importante en las rutas que seleccionan. Proporcionar información sobre el volumen ofrece a los transportistas una mejor visibilidad de las rutas de alta densidad. Los transportistas tienden a centrarse en cotizar las rutas de mayor volumen en lugar de dedicar tiempo a cotizar las rutas que realizan envíos impredecibles sólo unas pocas veces al año. También hay que tener en cuenta el volumen estacional, como la "vuelta al cole" o las vacaciones. Lo mejor es planificar todo el año para que el transportista sepa cuándo se producirán los mayores volúmenes en su sector.
     
  3. Requisitos de carga: Los posibles transportistas quieren saber de antemano lo que les costará dar servicio a su carga. ¿Cuál es el horario de funcionamiento de sus instalaciones? ¿Cuál es su tiempo medio de carga? ¿Dispone de disponibilidad de remolques? Antes de que se estableciera la obligatoriedad de los dispositivos electrónicos de registro (ELD), las hipótesis de tiempo de conducción oscilaban entre 500 y 625 millas al día. En la era de los ELD, esta suposición ya no es válida porque los envíos que antes podían entregarse en un solo día ahora a menudo tardan dos días en entregarse. Establecer los tiempos previstos de carga y descarga de las instalaciones permite al transportista anticipar los costes operativos y al licitador presupuestar la oportunidad con mayor precisión.

Gestionar plazos

Cuanto menos tiempo dé a un licitador la oportunidad de analizar y presupuestar una oportunidad, más aumentará la probabilidad de que se produzcan errores que puedan dar lugar a futuros problemas de envío y costes imprevistos. Cuando prepare su RFP de carga en camión, asegúrese de dejar tiempo suficiente entre la fecha límite de respuesta y la fecha en la que debe ejecutarse el primer envío. El tiempo suficiente da a ambas partes la oportunidad de planificar y poner en marcha los activos adecuados. 

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